รายการขั้นตอน:
ขั้นตอนที่ 1: สองตัวเลือกในการนำเข้าข้อมูล
(1.1) การใช้การคัดลอกและวาง
หรือ
(1.2) การนำเข้าข้อมูลจากไฟล์
ขั้นตอนที่ 2: การใช้งานฟังก์ชั่นการค้นหา
(2.1) การตั้งค่าฟังก์ชั่นค้นหา ()
(2.2) สำคัญ: เรียงลำดับข้อมูลเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่เหมาะสม
ขั้นตอนที่ 3: การกรองข้อมูลโดยใช้ตัวกรองข้อมูล
(3.1) การตั้งค่าตัวกรอง
(3.2) ตัวกรองสไตล์ตัวเลข
(3.3) ฟิลเตอร์สไตล์ตามตัวอักษร
ขั้นตอนที่ 4: การรวมกราฟกับตัวกรอง
ขั้นตอนที่ 5: วางมันทั้งหมดเข้าด้วยกัน
สามารถทำได้บนคอมพิวเตอร์ทุกเครื่องที่ติดตั้ง Microsoft Excel ตั้งแต่ปี 2007 เป็นต้นไป Instructable นี้อนุมานว่าคุณมีความรู้พื้นฐานในการทำงานของ Excel เช่นการพิมพ์ข้อมูลลงในเซลล์และการนำทางในแถบคำสั่ง
วัสดุ:
ขั้นตอนที่ 1: (1.1) การนำเข้าข้อมูลไปยัง Excel โดยการคัดลอกและวาง
มีสองตัวเลือกเมื่อนำเข้าข้อมูลไปยัง Excel วิธีการคัดลอกและวางนี้มีประโยชน์สำหรับข้อมูลหลากหลาย ที่สอง (อธิบายในหัวข้อ (1.2) มีประโยชน์สำหรับการนำเข้าข้อมูลจำนวนมาก
ขั้นตอนในการคัดลอกข้อมูลสามารถใช้กับตารางข้อมูลที่พบบนอินเทอร์เน็ตไฟล์ excel อื่น ๆ และไฟล์ notepad
เพียงคลิกปุ่มปุ่มซ้ายของเมาส์ลงเพื่อเริ่มเลือกข้อมูล
ลากเคอร์เซอร์ของเมาส์ในขณะที่กดปุ่มเมาส์ค้างไว้แล้วปล่อยปุ่มเมาส์
เซลล์ที่คุณเลือกควรเน้นด้วยสีเทาและล้อมรอบด้วยเส้นขอบหนาขึ้น
เมื่อคุณเลือกข้อมูลแล้วให้คลิกขวาและเลือกคัดลอกหรือคุณสามารถใช้แป้นพิมพ์ลัด Ctrl + C
ตอนนี้ย้ายไปที่สเปรดชีต Excel ของคุณและวางข้อมูลโดยการคลิกขวาและเลือกวางหรือใช้
Ctrl + V
ขั้นตอนที่ 2: (1.2.1) การนำเข้าข้อมูลจากไฟล์
ตัวเลือกที่สองใช้คุณสมบัติที่อยู่ในแท็บข้อมูลบนแถบเครื่องมือ
มี 4 ตัวเลือกที่คุณสามารถเลือกนำเข้าข้อมูลได้:
จากการเข้าถึง - นำเข้าข้อมูลจาก Microsoft Access
จากเว็บ - นำเข้าข้อมูลจากเว็บไซต์
จากข้อความ - นำเข้าข้อมูลจากไฟล์. CSV และไฟล์. TXT
จากแหล่งอื่น - แสดงแหล่งข้อมูลอื่น
ขั้นตอนที่ 3: (1.2.2) การนำเข้าข้อมูลจากไฟล์ข้อความหรือไฟล์ CSV
วิธีการนำเข้าที่ใช้บ่อยที่สุดคือการนำเข้าจากวิธีข้อความ
ขั้นตอนที่ 1) เมื่อคุณคลิกที่ จากข้อความ ไอคอนกล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้นเพื่อขอให้นำเข้าไฟล์
ขั้นตอนที่ 2) หลังจากเลือกไฟล์ตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความจะปรากฏขึ้นเพื่อให้คุณเลือกตัวเลือก
- เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องเลือกตัวคั่นสำหรับสถานการณ์ส่วนใหญ่เนื่องจากจะช่วยให้คุณควบคุมวิธีการนำเข้าข้อมูลได้มากขึ้น
- ตัวคั่นคือเครื่องหมายจุลภาคจุดหรือช่องว่างที่คั่นจุดข้อมูลแต่ละจุดในไฟล์ข้อความที่คอมพิวเตอร์ใช้เพื่อแยกคอลัมน์ข้อมูลที่แตกต่างกัน
ขั้นตอนที่ 3) ขั้นตอนถัดไปของตัวช่วยสร้างให้คุณเลือกตัวคั่นและจะแสดงตัวอย่างของข้อมูล
ขั้นตอนที่ 4) ตัวช่วยสร้างจะอนุญาตให้คุณเลือกว่าคุณต้องการให้นำเข้าข้อมูลเป็นตัวเลขหรือเป็นข้อความ
ขั้นตอนที่ 4: (2.1) การรวมฟังก์ชั่นการค้นหา
สมมติว่าคุณต้องการค้นหายอดขายที่พนักงานทำไว้สำหรับปีปัจจุบันซึ่งสามารถทำได้โดยใช้เครื่องมือที่มีประโยชน์มาก ๆ ที่เรียกว่าฟังก์ชั่นการค้นหา
ฟังก์ชันการค้นหาสามารถเลือกได้จากแท็บการค้นหาและการอ้างอิงภายใต้แถบเครื่องมือฟังก์ชั่นหรือโดยการพิมพ์ = LOOKUP (lookup_value, lookup_vector, result_vector) ในเซลล์
lookup_value คือตัวเลขหรือข้อความที่คุณต้องการค้นหา
lookup_vector คือเวกเตอร์ (ชุดของเซลล์) ซึ่งฟังก์ชันจะพยายามค้นหาหมายเลขอินพุตหรือข้อความ
result_vector คือเวกเตอร์ (ชุดของเซลล์) ซึ่งฟังก์ชันการค้นหาจะเลือกเอาต์พุต
สำหรับรูปด้านบนค่าการค้นหาคือ Vanhorn เวกเตอร์การค้นหาคือคอลัมน์นามสกุลและเวกเตอร์ผลลัพธ์คือคอลัมน์จำนวนปีทั้งหมดในการขาย
ทำให้แน่ใจว่าทำตามขั้นตอนที่ 2.2 มิฉะนั้นฟังก์ชั่นการค้นหาอาจไม่ทำงาน
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับฟังก์ชั่นการค้นหา Microsoft Office มีเอกสารรายละเอียดเกี่ยวกับเว็บไซต์สนับสนุนและโดยการค้นหาการค้นหา http://support.office.com/
ขั้นตอนที่ 5: (2.2) การจัดระเบียบข้อมูล
น่าเสียดายที่ฟังก์ชันการค้นหาสามารถใช้งานได้เมื่อเรียงลำดับเซลล์ที่เป็นส่วนหนึ่งของเวกเตอร์การค้นหาเท่านั้น
ในการจัดเรียงเซลล์เลือกข้อมูลทั้งหมดในตาราง (ดูขั้นตอนที่ 1 สำหรับความช่วยเหลือในการเลือกหลายเซลล์)
ใต้แท็บข้อมูลให้คลิกที่ไอคอนเรียงลำดับ กล่องอินพุตจะปรากฏขึ้น
เลือกคอลัมน์ที่ lookup_vector ตั้งอยู่. จากนั้นเลือกมากที่สุดไปหาน้อยที่สุดสำหรับค่าตัวเลขหรือ A ถึง Z สำหรับค่าข้อความ กดตกลงเมื่อคุณพร้อมที่จะจัดเรียง
ขั้นตอนที่ 6: (3.1) การใช้ตัวกรอง
ตัวกรองสามารถใช้ในการเรียงลำดับข้อมูลสามารถค้นหาข้อความค้นหาเฉพาะและสามารถใช้เพื่อกรองช่วงข้อมูลบางช่วงทำให้ผู้ใช้สามารถดูข้อมูลสำคัญจากข้อมูลจำนวนมาก
หากต้องการใช้ตัวกรองให้เลือกข้อมูลทั้งหมดคลิกที่ไอคอนตัวกรองใต้แท็บข้อมูล
ปุ่มที่มีรูปสามเหลี่ยมจะปรากฏที่แถวบนสุดของข้อมูลในแต่ละคอลัมน์เมื่อคลิกเมนูแบบเลื่อนลงจะปรากฏขึ้นพร้อมตัวเลือกการเรียงลำดับและการกรองพร้อมกับแถบค้นหา
ขออภัยตัวกรองสามารถใช้ได้เพียงหนึ่งครั้งต่อหน้าใน Excel
หากต้องการลบตัวกรองทั้งหมดคลิกที่ไอคอนเดียวกับที่คุณใช้ในการสร้างตัวกรองพื้นหลังสีเขียวของไอคอนและสามเหลี่ยมแบบหล่นลงจะหายไป
หากคุณต้องการลบตัวกรองเฉพาะให้คลิกที่เมนูแบบเลื่อนลงแล้วคลิก ล้างตัวกรองจาก ….. สิ่งนี้จะตั้งค่าข้อมูลกลับสู่ปกติ
หมายเหตุ: ตัวกรองจะไม่ลบข้อมูล แต่พวกเขาซ่อน ทั้งแถว ที่เก็บข้อมูลที่ถูกกรอง หากชื่อของซูซานนาถูกกรองทั้งแถวที่ถือชื่อการขายและข้อมูลอื่น ๆ ของเธอจะหายไป
ขั้นตอนที่ 7: (3.2) การใช้ตัวกรองตัวเลข
ตัวกรองตัวเลขสามารถกรองข้อมูลด้วยเงื่อนไขเฉพาะ:
ในการตั้งค่าตัวกรองตัวเลขให้คลิกที่ตัวกรองตัวเลขจากเมนูแบบเลื่อนลง
เลือกหนึ่งในประเภทตัวกรองที่ระบุไว้ในเมนู
การเปรียบเทียบเชิงตัวเลขเช่น มากกว่า, น้อยกว่า, หรือ ระหว่าง สามารถใช้ตัวเลขสองจำนวนได้ นอกจากนี้ยังสามารถกรองได้ว่าข้อมูลมีค่าเท่ากับหรือไม่เท่ากับจำนวนหนึ่งและสามารถตั้งค่าตัวกรองแบบกำหนดเองเพื่อกรองสองเงื่อนไขพร้อมกันได้
ตัวอย่างเช่นรูปด้านบนแสดงให้เห็นว่าคนงานทุกคนที่ทำงานมากกว่า 5 ปีหรือน้อยกว่า 3 ปีและกรองส่วนที่เหลือ
ขั้นตอนที่ 8: (3.3) ใช้ตัวกรองตามตัวอักษร
ตัวกรองตามตัวอักษรช่วยให้สามารถปรับแต่งได้หลากหลาย
ในการสร้างตัวกรองที่สามารถค้นหาชื่อคนที่เริ่มต้นด้วยตัวอักษรที่ต้องการให้คลิกที่เมนูแบบเลื่อนลงคลิกที่ตัวกรองข้อความแล้วคลิกที่ตัวเลือกเริ่มต้นด้วย
ใส่จดหมายของคุณหรือแม้แต่ชุดตัวอักษรลงในกล่องโต้ตอบที่ปรากฏขึ้นแล้วกดตกลง
รูปด้านบนถูกสร้างขึ้นโดยใช้ตัวกรองที่ขึ้นต้นด้วยอินพุตของ Ch
ขั้นตอนที่ 9: (4) การสร้างกราฟของฟังก์ชั่น
ในการแทรกกราฟลงในสเปรดชีตของคุณเลือกข้อมูลที่คุณต้องการสร้างกราฟและคลิกที่ไอคอนกราฟที่คุณต้องการใช้ในพื้นที่แผนภูมิในแท็บแทรก
แผนภูมิจะยังคงแสดงข้อมูลในตารางที่ยังไม่ถูกกรองออกไป อย่างไรก็ตาม ย้ายกราฟเหนือตาราง เนื่องจากอาจหายไปเมื่อกรองตาราง
หากกราฟหายไปให้นำตัวกรองออกและกราฟจะปรากฏขึ้นอีกครั้ง โปรดทราบว่ากราฟที่ถูกแทรกหลังจากใช้ตัวกรองจะ "หายไป" เมื่อนำตัวกรองออกไป กราฟอยู่ในแถวเดียวกับก่อนหน้านี้ซึ่งอาจหมายความว่าหากมีการกรองข้อมูลจำนวนมากกราฟจะอยู่ไกลกว่าในสเปรดชีต
หากคุณดูรูปด้านบนภาพแรกจะแสดงกราฟที่มีขนาดที่เหมาะสมในขณะที่ภาพที่สองแสดงผลของตัวกรองที่ลบแถว 1 ถึง 5 ออกจากตารางข้อมูล กราฟมีขนาดเล็กลงเนื่องจากแถวที่อยู่ระหว่างด้านบนและด้านล่างถูกซ่อนอยู่ หากตัวกรองต้องกรองแถวที่ 1 ถึง 15 กราฟจะหายไปอย่างสมบูรณ์
ขั้นตอนที่ 10: (5) รวบรวมทุกอย่างเข้าด้วยกัน
สิ่งที่ยอดเยี่ยมคือตัวกรองสามารถใช้งานอย่างต่อเนื่องกับฟังก์ชันค้นหา ()
ซึ่งหมายความว่าแทนที่จะเรียงลำดับด้วยตนเอง (ขั้นตอน 2.2) การเรียงลำดับใช้เวลาเพียงสองคลิกเท่านั้น ในการจัดเรียงข้อมูลให้เลือกเมนูแบบเลื่อนลงสำหรับคอลัมน์ที่คุณต้องการเรียงลำดับ (อย่าลืมตั้งแต่น้อยไปหามากที่สุด)
ฟังก์ชัน lookup () จะทำงานในลักษณะที่คล้ายกัน แต่จำเป็นต้องใช้ความระมัดระวังในการสร้างตารางการค้นหาที่เหมาะสมเนื่องจากตัวกรองไม่ได้เรียงลำดับข้อมูลที่ถูกซ่อนอยู่เพียงแค่ลบตัวกรองจัดเรียงข้อมูลแล้วใช้ตัวกรองอีกครั้งเพื่อให้ฟังก์ชันการค้นหา () ทำงานได้อย่างถูกต้อง
คุณสามารถสร้างฐานข้อมูล Excel ที่เรียบง่าย แต่ทรงพลังได้โดยใช้ฟังก์ชันตัวกรองและการค้นหา () ข้อมูลเกี่ยวกับวิธีสร้างแผนภูมิและกราฟใน Excel สามารถดูได้จากเว็บไซต์สนับสนุน Microsoft Office
